介護施設のホームページ制作を依頼する前に｜施設情報・見学相談・更新体制の決め方

介護施設のホームページを作成する前に、施設内で整理しておきたいのは「何を掲載するか」「見学相談を受けた後にどう対応するか」「情報が変わったときに誰が更新するか」の3点です。この整理をもとに制作会社へ相談すると、必要なページや機能、公開後の分担を具体的に検討できます。

最初からすべてを決める必要はありません。まずは現在の資料と対応体制を確認し、決まっていることと相談したいことを分けていきましょう。

まず、現在の情報公開先と施設の正式資料を確認する

新しいサイトの構成を考える前に、法人サイト、既存の施設サイト、介護サービス情報公表システムなど、現在どこに施設情報を掲載しているかを確認します。あわせて、現行の重要事項説明書や運営規程を用意すると、掲載内容の確認元をそろえられます。

ここで区別したいのが、重要事項のウェブ公示と、独立した施設サイトの新規制作です。厚生労働省の介護報酬改定資料では、重要事項は原則としてウェブサイトで公表し、2025年度から義務化するとされています。公開先には法人ホームページ等のほか、介護サービス情報公表システムも含まれます。したがって、公示のために必ず施設ごとの独立サイトを新設する、という意味ではありません。具体的な適用範囲や必要な掲載事項は、施設種別と主管自治体の要求に照らして確認してください。厚生労働省：重要事項のウェブ掲載に関する改定資料

制作を検討するときは、現在の公開先で必要な情報を示せているかに加え、家族が施設の特徴を理解し、連絡するまでに不足している説明は何かを考えます。法人サイト内の施設紹介を充実させるのか、既存サイトを改修するのか、新たに独立サイトを作るのかも、この不足に合わせて相談できます。

家族が施設を理解できる掲載内容と写真を選ぶ

掲載内容は、施設の正式資料で事実を確認したうえで、家族が利用を検討するときに分かりやすい形へ整理します。まずは、実際の施設種別に合わせて次の項目を確認しましょう。

• 対象者・利用条件：どのような方が利用できるか、事前に相談が必要な条件は何か。
• サービス内容：提供している介護や生活支援、その施設で対応できる範囲。
• 料金・別途費用：基本となる費用と、それ以外に発生する費用の区分。
• 職員・介護体制：施設として確認できる職員の配置や支援体制。
• 居室・設備：部屋や共用空間、生活に関わる設備。
• 交通・連絡先：所在地、アクセス、相談先と受付時間。

入居条件や医療的な対応範囲は、施設側で内容を確認してから掲載します。同じ種類の施設でも条件が同じとは限らないため、他施設の説明をそのまま流用しないようにします。

介護サービス情報公表制度は、利用者がサービスや施設を比較・選択するための情報を提供する制度です。施設サイトを作る際も、公表システムと基本的な事実をそろえたうえで、日常の過ごし方、食事、居室の様子など、その施設での生活を理解するための説明を補うと整理しやすくなります。厚生労働省：介護サービス情報公表制度

これらをすべて独立したページにする必要はありません。内容が少なければ施設紹介の中にまとめ、詳しい説明が必要な項目は別ページにするなど、情報量に合わせて構成を決めます。

写真は、掲載用途と同意を確認してから渡す

写真を選ぶ際は、写っている内容と、ホームページへの掲載に使えるかを確認します。個人情報保護委員会のQ&Aでは、個人を識別できる写真は個人情報に当たり、ホームページ等を通じて第三者に閲覧させる場合は本人の同意が必要とされています。個人情報保護委員会：利用者の写真掲載に関するQ&A

制作会社へ写真を渡す前に、施設側でウェブ掲載の用途と同意状況を確認しましょう。同意を確認できない場合は、識別可能な利用者を含まない居室や設備、共用空間の写真を使う方法もあります。まず使用できる素材を選ぶことで、公開直前の差し替えも避けやすくなります。

見学相談は、受付から日程確定までを決める

見学相談の入口を作るときは、電話番号やフォームの配置とあわせて、連絡を受けた後の対応を決めます。

電話で受け付ける場合は、受付時間、最初に対応する担当者、不在時に引き継ぐ相手を確認します。フォームを設ける場合は、受信内容を確認する担当者と代替担当者、返信の目安、見学日程を確定する方法まで整理しましょう。返信の目安は、施設が実際に対応できる範囲で設定します。

相談の送信と、予約の確定を分けて伝える

職員が希望日を確認してから日程を調整する運用なら、フォームの役割は「見学希望・相談受付」です。送信した時点で予約が確定したように見せず、施設からの連絡後に日程が決まることを、フォームの案内と送信後の画面で伝えます。

また、見学相談と入所申込みも区別します。家族が「施設について聞きたい」「見学したい」という段階で連絡できるようにし、入所申込みに必要な手続きは別に案内する形を検討してください。

電話のみで無理なく対応できる施設なら、フォームや即時予約機能を追加することが必須とは限りません。連絡を受けた後の対応まで続けられる方法を選ぶことが大切です。

初回フォームは、相談への対応に必要な項目から考える

初回の入力項目は、氏名、連絡先、相談区分、見学希望などを出発点に、施設で必要なものを検討します。詳しい病歴や診療資料の提出を最初から求めるのではなく、初回の連絡に必要な情報と、その後の相談で確認する情報を分けましょう。

個人情報保護委員会の医療・介護関係事業者向けガイダンスでは、個人情報の利用目的をできる限り明確にし、原則として本人の同意なく、その目的に必要な範囲を超えて利用しないことが示されています。個人情報保護委員会：医療・介護関係事業者向けガイダンス

フォームを設計する前に、集めた情報を何に使い、誰が確認し、受信後にどう扱うかを施設内で明確にします。同意のチェック欄だけで済ませず、案内内容と実際の取扱いをそろえておくことが必要です。

公開後の更新は、情報ごとに担当を分ける

公開後の更新を一人の「ホームページ担当」にまとめると、その人が料金や介護体制の変更まで把握しなければならなくなります。情報を確認する役割と、サイト上で修正する役割を分けて考えると、担当の抜けを見つけやすくなります。

次の表は、分担を整理するための記入例です。空欄に担当者名や部署名を記入して使えます。同じ人が複数の役割を兼ねる場合も、どこまで担うかを確認しておきましょう。

あわせて、施設側で変更したい内容と、制作会社に依頼したい内容を分けます。たとえば、空室情報を施設内で更新したいなら、入力方法と公開までの確認手順を相談します。制作会社に修正を依頼する内容については、依頼方法や対応範囲、公開後の保守に含まれるかを委託時に確認しましょう。

料金やサービス体制などに重要な変更があったときは、サイト本文だけでなく、掲載している文書や公表システムの情報との整合も確認します。点検の頻度は一律に決めず、変更が発生する場面と施設の運営体制に合わせて設定します。

空室数は、確認と更新を続けられる場合に掲載する

空室数を掲載するなら、誰が最新状況を確認し、いつサイトへ反映するかまで決め、確認日を添えます。更新を続けることが難しい場合は、古い空室数を残すより、現在の状況を問い合わせてもらう案内を検討してください。

空室の表示も、更新方法とセットで考える機能です。制作時に表示できるかだけでなく、公開後に施設で維持できるかを判断しましょう。

決めた内容を、制作会社への相談事項にまとめる

ここまで確認した内容は、次の5点にまとめると制作会社へ伝えやすくなります。

1. 掲載する情報と確認元：重要事項説明書、運営規程、公表システムなど、内容の確認に使う資料。
2. 使用できる写真：掲載用途と同意状況を確認できた素材。
3. 見学相談の受付方法：電話やフォームの希望、受信担当、日程確定までの流れ。
4. 公開後の更新分担：施設で変更したい内容、制作会社へ依頼したい内容、引継ぎや保守で確認したいこと。
5. 未決事項：掲載範囲、ページの分け方、フォームの要否など、相談して決めたいこと。

施設が責任を持って確認するのは、利用条件や料金、対応体制などの事実です。その内容をどのページに配置するか、スマートフォンでどう見せるか、問い合わせや更新をどのような仕組みにするかは、制作会社と相談して具体化できます。

たとえば「見学希望を受け付けたいが、日程は電話で調整したい」と伝えれば、相談フォームの項目と送信後の案内を一緒に検討できます。「空室情報は施設で更新したい」と伝えれば、更新方法や操作の引継ぎを制作範囲に含めるかを確認できます。こうした運用の希望が、必要なページや機能を選ぶ基準になります。

Kizashiのホームページ制作・リニューアルでは、情報整理、ページ設計、モバイル対応、問い合わせフォームなどを扱っています。施設内で確認した情報をどう掲載し、見学相談の入口につなげるかを相談する際に活用できます。公開後の保守については、別途、希望する範囲を確認してください。

介護施設のホームページ制作を検討している方は、掲載内容や問い合わせ導線を相談できるホームページ制作・リニューアルでサービス内容をご確認ください。掲載したい情報、見学相談の受け方、施設側で更新したい内容をもとに、制作範囲を相談できます。完成した要件書を用意する必要はありません。決まっていることと、まだ判断できていないことを分けて伝えるところから始めましょう。