ホームページ制作に必要なものは？中小企業が準備する情報・素材・確認体制

ホームページ制作に必要なものは、主に「制作の目的」「会社・サービスの事実情報」「原稿や写真などの素材」「ドメインなどの管理情報」「社内の確認体制」です。

相談前にすべてを完成させる必要はありません。まず手元にある資料と、未決定・不足の項目を分けましょう。不足しているものは、誰が確認し、制作のどの段階で用意するかを制作会社と決めていけば、次に取り組む作業が見えてきます。

この記事では、初めて自社サイトの制作を担当する中小企業の経営者・担当者に向けて、準備する内容を確認のタイミングごとに整理します。

必要なものを、準備のタイミングごとに整理する

ホームページ作成に必要なものを企業側で用意する情報や素材から整理すると、次のようになります。

この表は、準備を進めるための目安です。技術的な手配とページ制作が並行することもあるため、固定の工程順として考える必要はありません。具体的な提出日は、制作会社と相談して決めましょう。

まだ決まっていない項目は「未決定」と記録して構いません。何が未決定なのかを伝えられれば、構成を考える前に決めることと、後から確認できることを相談できます。

初回相談前に、目的と会社の基本情報をまとめる

最初に整理したいのは、誰にサイトを見てもらい、見た後に何をしてほしいかです。「会社を知ってもらいたい」だけでなく、サービスについて問い合わせてほしい、店舗へ来てほしい、採用情報を見て応募してほしい、といった行動まで書き出してみましょう。

そのうえで、会社・事業の概要、サービスの対象、対応地域、連絡方法をまとめます。既存のパンフレットや製品資料、写真、現在のサイトがあれば、説明に使える資料として集めておくとよいでしょう。専門的な仕様書を一から作るよりも、事実のメモと既存資料から始めるほうが取り組みやすくなります。

予算条件と希望する公開時期も共有できるようにします。公開日に理由がある場合は、その背景も添えてください。予算や時期が未確定なら、確定していないことを伝えます。

社内では、制作会社との連絡窓口と最終決定者を決めておきましょう。窓口の担当者がすべての情報を把握している必要はありません。製品仕様は製品担当者、採用条件は採用担当者など、分からない事実を誰に確認するかが明確になっていれば、必要な確認を進められます。

構成・デザインを決める前に、原稿と素材を確認する

公開する情報と、原稿を確認する人を決める

ページ構成を考える段階では、訪問者に伝える内容を具体化します。会社情報、サービス内容、対応できる範囲、利用条件などを整理し、価格を掲載する場合は公開可能な金額と条件を確認しましょう。価格を公開しない場合は、問い合わせで何を確認できるかを整理します。

原稿は、会社紹介や製品説明などの既存資料を土台に準備できます。その際は、資料を集める人、文章に整理する人、事実を確認する人の分担を決めてください。

特に価格、製品仕様、顧客事例は、その情報を把握している担当者の確認が必要です。社内資料に載っている顧客名や写真でも、ウェブでの公開許可があるとは限りません。使用できるものと、確認が済むまで掲載を保留するものを分けておきましょう。

写真・ロゴの不足と、使用条件を確認する

ロゴの元データや、商品・施設・仕事の様子が分かる写真を集めます。単にファイルをまとめるだけでなく、どの情報を説明するための素材なのかを添えると、使う場所を検討しやすくなります。

必要な写真や原稿が足りない場合は、次の内容を記録しましょう。

• 不足しているものと、その用途
• 用意する担当者、または確認する相手
• 制作のどの段階で提出するか

たとえば「施設紹介に使う写真が不足している」なら、撮影する人と、デザインを決める前に用意できるかを確認します。制作会社に補作を依頼したい場合は、対応の可否、作業範囲、追加費用を個別に確認してください。

素材は、持っていることとサイトで利用できることを分けて考える必要があります。外部から入手した写真・イラスト・文章などは、出所と利用条件を確認しましょう。

文化庁は、他人の著作物を利用する際、保護対象外、保護期間の終了、法律で定められた例外などに該当しなければ、原則として権利者の許可が必要と説明しています。素材によっては、著作者人格権や肖像権などの確認も関わります。すべての写真に新たな許可が必要という意味ではなく、個々の権利状態と利用条件に応じた判断が必要です。文化庁による著作物の利用条件の説明

ドメイン・サーバーなどの管理状況を整理する

新しくサイトを作る場合は、ドメインの候補と、自社で管理に責任を持つ人を挙げましょう。取得を誰が行うか、契約や更新を誰が管理するかは、制作会社と確認して決めます。

JPドメインについては、登録とサイトの運用準備を分けて進められます。JPRSのFAQによると、先に登録し、運用準備が整ってからネームサーバーを設定することが可能です。ネームサーバーが未準備であることだけで登録が取り消されることはありません。ただし、登録・更新のみのサービスを提供するかは指定事業者ごとに確認が必要です。JPRSのJPドメイン登録FAQ

既存サイトがある場合は、次の管理状況を確認します。

• ドメインの登録・更新を扱うサービスと管理担当者
• サーバーの契約先と管理窓口
• メールの利用サービスと管理担当者
• CMSの利用サービスと管理者

JPドメインの連絡先変更などの手続きは、登録時の指定事業者を通じて行います。まず登録を扱う窓口を把握しておくことが、必要な手続きの確認につながります。JPRSの指定事業者制度の説明

契約の変更や移管を検討するのは、現在の契約内容と必要な権限が分かってからです。サイト制作のために何を変更する必要があるかを確認する前に、既存の契約を解約しないようにしましょう。

準備表には契約先や管理者を記録し、パスワードは通常の一覧表に書き込まず、必要な権限と安全な共有方法を別途確認してください。

公開前に、掲載内容と問い合わせ対応を最終確認する

公開前は、会社名、住所、連絡先、サービス内容・条件、素材の利用条件を最終確認します。原稿を準備した時点から変更された情報がないかも、各担当者に確認しましょう。

問い合わせフォームを設ける場合は、入力項目と、その情報を何に使うかを決めます。項目を増やす前に、問い合わせへの対応に必要な情報なのかを確認してください。

個人情報保護委員会のFAQでは、ウェブ入力画面などから本人の個人情報を直接取得する場合、原則として利用目的を明示する必要があると説明しています。取得の状況から目的が明らかな場合などには例外がありますが、新サービスの案内や提携先への情報提供まで、当然に明らかな目的とは限りません。個人情報保護委員会のウェブ入力画面に関するFAQ

表示方法については、同委員会の通則編が、送信ボタンを押す前に利用目的を確認できるようにすることなどを望ましい配慮として示しています。利用目的の明示という原則を踏まえ、フォーム上の説明や説明ページへのリンクを、送信前に確認できる位置へ配置しましょう。個人情報保護委員会の通則編「利用目的の通知等」

フォームを設置するだけでなく、受信先と返信担当者も決めておきます。公開を承認する人、公開後の情報更新を担当する人、ドメインやサーバーの契約更新を確認する人まで明確にすると、公開後の役割も把握できます。

足りないものを整理して、制作の相談につなげる

まずは手元の資料を集め、不足している項目に用途・担当者・確認時期を添えてみましょう。「原稿がない」とだけ記録するよりも、「サービス紹介の事実情報はあるが、文章の整理方法が未決定」と書けば、何を相談したいかが伝わります。

何を用意すべきか判断できない場合も、サイトの目的と手元の資料から制作会社へ相談できます。完成した仕様書やすべての素材をそろえることを、相談の前提にする必要はありません。提出する内容と時期、制作会社に依頼する作業、自社で確認する作業を分けて考えましょう。

会社や事業の情報を実際のサイトへまとめたい場合、企業情報の整理から進めるKizashiのコーポレートサイト制作では、事業・事例・会社・採用情報の整理、内容設計、サイト開発、CMS設定、公開後の運用支援に対応しています。集めた資料をどのページで伝えるか、どのような内容と構成にするかを考え、サイトとして形にする作業につなげられます。

Kizashiへの制作相談を検討する方は、サービスページで対応内容を確認し、自社がサイトで実現したいこと、手元にある資料、未決定の項目を整理しておきましょう。原稿や写真の不足がある場合は、必要な作業の範囲と費用も相談時に確認してください。