ECサイト構築の前に決めること｜商品・決済・配送・受注管理の準備

ECサイトの構築を依頼する前に整理したいのは、販売条件と、注文を受けてから商品を届けるまでの担当・処理方法です。商品・決済・配送・受注管理の四つに分けてまとめると、制作会社に伝える内容が具体的になります。

すべてを確定してから相談する必要はありません。決まっていることと未決事項を分け、未決事項には確認先と決定期限を添えましょう。

この記事では、初めて自社ECを立ち上げる企業に向けて、各分野で決めることと共有する資料を紹介します。国内の一般消費者向け物販を基本とし、定期購入や越境販売、食品・酒類などを扱う場合は、固有の販売条件も個別に確認します。

商品は、販売する単位と掲載情報をそろえる

まず、公開時に販売する商品を一覧にします。同じ商品でも、色やサイズごとに在庫を分けるかによって、購入時の選択肢や管理する情報が変わります。「何を一つの商品として販売・管理するか」を明確にしておきましょう。

商品ごとに、次の内容を整理します。

• 色・サイズ・仕様の違いと、それぞれの販売価格
• 在庫を持って販売するか、注文後に生産するか
• 商品写真と説明文を誰が用意するか
• 公開までに用意できる情報と、追加確認が必要な情報

制作会社に渡す商品一覧には、商品コード、仕様、価格、在庫、画像の有無をまとめます。写真や説明文が未完成なら、準備担当と用意できる時期も記入してください。

この一覧は、商品ページに何を載せるか、購入者にどの選択肢を示すかを相談する材料になります。最初からすべての商品情報を完成させようとせず、販売予定の商品と不足している情報が分かる状態を目指しましょう。

決済は、支払方法と入金後の処理を決める

決済については、採用したい支払方法に加えて、支払いの状況を確認してから出荷に進むまでのルールを決めます。

整理する項目は、前払い・後払いの別、支払期限、入金を確認する担当者、出荷してよい条件、取消・返金の担当です。たとえば前払いであれば、入金確認の結果を出荷担当にどう伝えるかまで決めておくと、担当間で判断をそろえられます。

共有資料には、決済方法ごとの処理表を用意しましょう。「購入者が支払う時期」「社内で確認する内容」「次の担当へ渡す条件」を並べると、購入画面の設定と社内業務を対応させやすくなります。

手数料、入金周期、利用条件は、候補となる決済サービスの契約先に確認します。未確認の条件は処理表に確定事項として書き込まず、確認事項として残してください。

支払方法と支払時期は、サイトに表示する販売条件にもつながります。社内で決めた処理と購入者への案内が食い違わないよう、構築時にあわせて確認しましょう。

配送は、送料と発送できる条件を整理する

配送では、送料と実際に発送できる条件をセットで整理します。送料無料の条件を設ける場合も、対象地域や対象商品を含めて決める必要があります。

確認しておきたいのは、次の項目です。

• 配送する地域と、地域ごとの送料
• 送料無料にする条件
• 発送拠点と、梱包・温度帯の条件
• 注文や入金の確認から発送までの予定
• 休業日と、配送日時指定の扱い

通常商品と予約商品など、発送時期や扱いが異なる商品は分けて整理します。一つの案内文にまとめる前に、どの商品にどの条件が適用されるかを明らかにしてください。

制作会社には、送料表と発送ルールを共有します。発送作業を自社で行うか、外部倉庫を利用するかも、現在の体制に合わせて検討しましょう。

サイトに掲載する引渡時期は、実際に守れる発送条件を基に組み立てます。休業日や受注生産の期間が影響するなら、その条件も一緒に伝えることが大切です。

受注管理は、注文から返品までの担当を決める

受注管理では、注文確認、入金確認、在庫確保、梱包、出荷通知、返品対応の順に、担当者と情報を管理する場所を決めます。

中小企業基盤整備機構の『ECポケットガイド』も、受注・決済から伝票発行、ピッキング、梱包、出荷、通知までの流れと、運営体制や在庫管理の検討を取り上げています。注文を受け付けた後の作業まで見渡して準備しましょう。出典：中小企業基盤整備機構『ECポケットガイド』（2023年12月、冊子13〜16・19ページ）。

担当表には、担当者名だけでなく、「どの情報を確認したら次の作業に進むか」も記入します。一人で複数の作業を担う場合でも、処理済みかどうかをどこに記録するか決めておくと、注文の状態を追いやすくなります。

実店舗と在庫を共有する場合は、どの管理表やシステムを更新元にするか、いつ在庫数を更新するかも整理してください。

通常の流れに加えて、次のような例外時の受け渡しも確認します。

• 欠品・未入金： 誰が購入者に連絡し、その後の対応をどこに記録するか
• 出荷前の取消： 誰が出荷停止を伝え、必要な返金を進めるか
• 返品： 誰が返送品を確認し、返金や在庫の戻し方を判断するか

既存の販売管理や会計システムとの連携を希望する場合は、利用中のシステム名と、受け渡したい注文・在庫などのデータをまとめます。連携の可否や方法は、見積もり時の確認事項にしましょう。

二重入力や管理場所の分散を見直す必要がある場合は、Kizashiの受注・在庫管理や既存システムとのデータ連携に関する開発支援を確認すると、相談できる範囲を把握できます。現在の処理と受け渡したいデータを共有することで、どの業務に開発が必要かを具体的に検討できます。

販売条件を、サイトの表示と最終確認画面につなげる

ここまで整理した内容のうち、価格・送料、支払方法・時期、商品の引渡時期、返品条件は、購入者に示す販売条件にもなります。社内の運用ルールを基に、画面上の案内を整えましょう。

消費者庁の解説では、販売価格に含まれない送料は別に表示し、原則として金額を示すとされています。また、支払方法・支払時期と商品の引渡時期も表示事項です。送料の表示には条件に応じた扱いがあるため、自社の販売条件に合わせて確認してください。出典：消費者庁「通信販売広告について」。

返品特約を設ける場合は、返品の可否、受け付ける条件、送料を誰が負担するかを明確にします。購入者都合の返品条件と、商品が契約内容に適合しない場合の責任は分けて整理しましょう。

構築時には、商品ページや「特定商取引法に基づく表記」に加え、注文を確定する直前の画面も確認します。インターネット通信販売では、最終確認画面で申込み内容を容易に確認・訂正できるようにする必要があります。申込み段階の表示義務や、誤認させる表示の禁止も踏まえて、画面と操作の両方を制作会社と確認してください。出典：消費者庁「通信販売のガイドライン」。

決定事項と未決事項をまとめて、構築の相談へ進む

ECサイト構築の相談には、次の資料をまとめて持ち込むと、販売条件と注文後の業務を共有しやすくなります。

未決事項は空欄のままにせず、「何が決まれば先に進めるか」が分かる形にします。自社で判断すること、契約先に確認すること、制作会社と相談して決めることを分ければ、すべてが確定していなくても相談を始められます。

KizashiのECサイト構築サービスでは、商品・購入フローの設計や決済・配送の設定などを支援しています。準備した資料は、商品をどう選んでもらうか、購入時にどの情報を表示するか、どの設定が必要かを相談する材料になります。

まずは商品・購入フローから決済・配送まで、ECサイト構築の支援内容を確認することから進めてください。決定事項と未決事項を基に、自社で準備する内容と制作会社に依頼する範囲を検討しましょう。